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Gründe für ein nicht funktionierendes Rechnungswesen

4. Oktober 2022

Die Gründe für ein nicht funktionierendes Rechnungswesen sind vielfältig.

Schon immer haben wir als Unternehmensberatung in mittelständischen Betrieben verschiedene Formen und Qualitäten von Buchhaltungssystemen gesehen. Was sind die wesentlichen Kennzeichen – und warum wird dieser, so oft ungeliebte oder unverstandene, Bereich in den Auswirkungen dermaßen unterschätzt?

Im Wesentlichen sind folgende Punkte Gründe für ein nicht funktionierendes Rechnungswesen:

1. Überforderung der handelnden Personen in der Abteilung:
   Dies bezieht sich zum einen auf das fehlende Know-how der in der Buchhaltung arbeitenden Personen. Insbesondere wenn es darum geht spezielle Geschäftsvorfälle fachgerecht zu buchen erleben wir immer wieder eklatante Fehler. Dies betrifft zum Beispiel die korrekte Abbildung von erhaltenen Anzahlungen, der richtigen Abbildung von unterjährigen Bestandsveränderungen und deren Bewertung, die Erfassung und Bewertung von teilfertigen Leistungen sowie die exakte Abbildung der offenen Posten. Daneben ist mangels Erfahrung der Geschäftsführung vielfach das für eine ordentliche Buchhaltung notwendige Zeitbudget einfach zu gering bemessen. Damit entsteht ein Zeitdruck, der letztlich zu nicht geklärten Posten oder fehlender Genauigkeit der Zuordnung von einzelnen Positionen führt.
2. Mangelnde Verknüpfung verschiedener IT-Systeme sowie fehlender Digitalisierungsgrad in der Buchhaltung:
   Hiermit ist die Anbindung von ERP-, Warenwirtschafts- oder anderen Softwaresystemen mit der Buchhaltungssoftware gemeint. Dieses beobachten wir oft, wenn ein Betrieb intensiv mit Onlinevermarktungsplattformen zusammenarbeitet. Eine sehr hohe Anzahl an Transaktionen mit oftmals relativ geringen Beträgen führt zu einer hohen Datenmenge, die über die Systeme und Strukturen nicht oder nur mit sehr viel händischer Zuordnungsarbeit bewältigt wird. Daneben beobachten wir sehr häufig, dass die Automatisierungs- und Vereinfachungsmöglichkeiten von Buchhaltungssoftwaresystemen nicht bekannt sind oder aber nicht genutzt werden.
3. Unvollständige Beschreibung einzelner Buchungsvorfälle bzw. mangelnde Detaillierung des Buchhaltungssystems:
   Zum einen werden oftmals die Buchungstexte sowie Buchungsspezifika, wie Fälligkeiten, nicht oder nur rudimentär erfasst. Zum anderen wird bei der Anlage des Konten- und Kostenstellenrahmens nicht überlegt, inwieweit eine Anpassung der FiBu-Konten, der Debitoren- und Kreditorenstruktur sowie der Kostenstellen hilfreich ist, um eine gute Übersicht zu erhalten.
4. Ausbleiben einer laufenden Kontrolle:
   Dadurch, dass die operative Tätigkeit für die Geschäftsführung vielfach von höchster Bedeutung ist, werden notwendige Kontrollen der in der Buchhaltung verwendete Ansätze sowie der in der Folge ausgegebenen Daten nicht vorgenommen. Hierdurch kommt es regelmäßig zu einem Handlungsstau, der dann bei der Erstellung des Jahresabschlusses aufgelöst werden soll. Nur: dann sind die Geschäftsvorfälle i.d.R. bereits länger her und neben dem erheblichen, zusätzlichen Arbeitsaufwand sind auch nicht immer die richtigen inhaltlichen Zuordnungen möglich. Hieraus resultieren dann immer wieder ungeklärte Posten, die oft letztlich als Entnahme dem Gesellschafter zugeordnet werden. 
5. Fehlende Abgrenzungen:
   Regelmäßig ist zu beobachten, dass unterjährige Abgrenzungen und damit die periodengerechte Zuordnung von Erträgen und Aufwendungen gar nicht, nur zum Teil oder aber unvollständig vorgenommen werden. Das bezieht sich vor allem auf die Rechnungsabgrenzungsposten, die Rückstellungen sowie die teilfertigen Leistungen. Oft fehlen im Unternehmen entsprechende Handlungsrahmen und Systeme, um mit diesen Themen konstruktiv umzugehen. Vielmehr hören wir häufig, dass die Abgrenzungen nur am Jahresende im Zusammenhang der Erstellung des Jahresabschlusses gebucht werden.
6. Mahnwesen:
   Wir beobachten häufig bei nicht gut organisierten Buchhaltungen, dass eingehende Mahnungen ungeprüft bezahlt werden, um Ruhe zu haben, auch wenn die notwendige Rechnung nicht vorhanden ist. Automatisierte, eigene Mahnläufe finden mangels exakter Datenbasis nicht oder nur mit erheblichem Aufwand statt. 
7. Konzernstrukturen werden in der laufenden Buchhaltung unberücksichtigt gelassen:
   Gerade in mittelständischen Unternehmensgruppen ist es von sehr hoher Bedeutung, dass die konzerninternen Verflechtungen zeitnah, ordentlich und transparent erfasst werden. Leider ist dieses oft nicht der Fall. Entsprechende, separate Konten mit eindeutigen Bezeichnungen sind im Kontenplan häufig nicht vorhanden. Oder aber: es gibt in den verschiedenen Betrieben der Unternehmensgruppe unterschiedliche Konten, also keinen konzerneinheitlichen Kontenrahmen, die zur Erfassung der internen Geschäftsvorfälle verwendet werden.
8. Interpretations-Know-how-Defizite:
   Immer wieder werden wir von Kunden darum gebeten, vor allem die Bedeutung der Summen- und Saldenliste zu erklären. Die Aussagen dieser Auswertung sind nicht klar und: viele Unternehmer trauen sich einfach nicht mehr, ihren Steuerberater zu fragen. Es ist ihnen unangenehm, peinlich oder aber die Bedeutung wird nicht erkannt.
9. Ablage und Dokumentationsstrukturen unvollständig:
   Die Anzahl der Stapel zeigt an, dass die handelnden Personen nicht mehr in der Lage sind, zeitnah die notwendige Aufbewahrungsstruktur aufrechtzuerhalten. Irgendwann werden nur noch die eingehenden Belege abgelegt. Wichtige Detailinformationen gehen verloren, die sich wirtschaftlich unmittelbar negativ auswirken können.

• Auswertungen, die in ihrer Aussagekraft stark beschränkt sind und der Geschäftsleitung überhaupt nicht helfen, den Betrieb zu steuern. Sprich: zeitnah die fundierten Entscheidungen zu treffen, die notwendig sind, um den Betrieb stabil zu führen!
• einem fehlenden Überblick über die tatsächliche Liquiditätslage und der Unfähigkeit, die Entwicklung dieser zentralsten aller Kenngrößen planen und steuern zu können!
• einer existenzbedrohenden Situation, die früher oder später Realität werden kann und gravierende Folgen nach sich zieht!

• Kein Suchen von Mitarbeitern und deren Qualifizierung,
• kein zeitaufwendiger Aufbau von internen Abläufen,
• kein langwieriger Auswahlprozess von geeigneten Instrumenten, der mit immensen Kosten und ggfs. Investitionen verbunden ist
• sondern kurzfristige Transparenz und Handlungssicherheit!