Kaufmännischer Leiter oder externer CFO?
8. Oktober 2025
Ein kaufmännischer Leiter (KL) ist In mittelständischen Unternehmen die zentrale Instanz für Finanzen, Controlling und Administration. Gleichzeitig stehen kleine und mittlere Unternehmen (KMU) vor der Herausforderung, ihre Finanzen professionell zu steuern, obwohl sie meist weniger Ressourcen als große Konzerne besitzen. Ohne systematisches Controlling riskieren sie Liquiditätsengpässe, falsche Investitionsentscheidungen und eine fehlerhafte Steuerplanung. Die kaufmännische Leitung koordiniert Rechnungswesen, Controlling, Planung und Berichterstattung.
In vielen KMU übernimmt diese Aufgabe der Geschäftsführer oder ein nicht ausreichend qualifizierter Mitarbeiter – oft aus Kostengründen. Dabei sind erfahrene kaufmännische Leiter am Markt verfügbar, deren Gehälter im sechsstelligen Bereich liegen. Eine weitere Option ist die Auslagerung der Finanzsteuerung an einen externen Berater/CFO, der flexibel und zu geringeren Kosten eingesetzt wird.
Ist das Thema für Sie relevant?
Ja, wenn Sie:
- als KMU Ihre Finanzsteuerung professionalisieren möchten, ohne hohe Fixkosten eines internen CFO zu tragen.
- Wachstumspläne, Nachfolge- oder Beteiligungsmodelle verfolgen oder mehrere Gesellschaften strukturiert zusammenführen wollen.
- operative Risiken von Vermögenswerten trennen oder steuerliche Gestaltungsspielräume optimal nutzen möchten.
- Buchhaltungs- und Reportingprozesse verbessern und gegenüber Investoren und Banken Transparenz schaffen müssen.
Worauf Sie zwingend achten müssen
- Frühzeitig steuerliche und rechtliche Beratung einbeziehen, um Umstrukturierungen, Beteiligungen und Finanzierungsmodelle korrekt aufzusetzen.
- Laufende Kosten und administrativen Aufwand realistisch kalkulieren; auch externe Berater erfordern Einarbeitung und Integration.
- Rollen, Verantwortlichkeiten und Datenschutzanforderungen klar vertraglich festlegen, um Kontrolle und Datensicherheit zu gewährleisten.
- Transparenz gegenüber Banken und Investoren sicherstellen, damit Vertrauen in Ihre Finanzführung aufgebaut und erhalten wird.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Aufgaben eines kaufmännischen Leiters
- Vor‑ und Nachteile eines internen kaufmännischen Leiters
- Aufgaben eines externen Beraters
- Vor‑ und Nachteile eines externen Beraters
Aufgaben eines kaufmännischen Leiters
Der kaufmännische Leiter trägt die Gesamtverantwortung für die finanzielle Gesundheit des Unternehmens. Zu seinem Aufgabenspektrum gehören die Führung der Buchhaltung nach nationalen und internationalen Vorschriften, die Liquiditäts‑ und Finanzplanung, das Controlling sowie die strategische Budgetplanung. Er erstellt Jahresabschlüsse und übernimmt Aufgaben aus dem Steuer‑, Rechts‑ und Risikomanagement.
Darüber hinaus verhandelt er mit Banken, Steuerberatern und Versicherungen, unterstützt die Geschäftsführung als Sparringspartner und wird häufig in Personalfragen, IT, Einkauf und Projektmanagement eingebunden. Aufgrund dieser Bandbreite gilt der KL als Schlüsselfigur für eine solide finanzielle Steuerung.
Vor‑ und Nachteile eines kaufmännischen Leiters
Ein fest angestellter kaufmännischer Leiter steht für Kontinuität und Loyalität: Über Jahre hinweg pflegt er Beziehungen zu Mitarbeitenden, Geschäftspartnern und Kapitalgebern und kennt die Unternehmenskultur bis ins Detail. Durch seine enge Einbindung fungiert er als strategischer Partner des Managements und begleitet die langfristige Entwicklung des Unternehmens.
Diesen Vorteilen stehen erhebliche Personalkosten gegenüber – einschließlich Gehalt, Sozialabgaben und Kündigungsschutz, die sich nur schwer an schwankenden Bedarf anpassen lassen. Außerdem besteht die Gefahr der Betriebsblindheit und mangelnder Spezialisierung bei komplexen Themen wie IT‑Sicherheit oder M&A, und die Besetzung einer solchen Position ist mit einem hohen Zeit‑ und Kostenaufwand verbunden, der insbesondere für KMU eine Herausforderung darstellt.
Aufgaben eines externen Beraters
Externe Berater oder Interim‑CFOs unterstützen Unternehmen zeitlich befristet oder projektbezogen. Sie bringen Erfahrung aus unterschiedlichen Branchen mit, analysieren Prozesse objektiv und entwickeln pragmatische Lösungsansätze. In der Rolle eines externen CFO übernehmen sie die strategische Finanzsteuerung, erstellen Budgets und Forecasts, optimieren Prozesse, sichern die Liquidität und implementieren Compliance‑Strukturen.
Darüber hinaus liefern sie professionelles Reporting, Controlling, Cashflow‑Management und begleiten die Einführung von Finanztools, insbesondere wenn kurzfristig Vakanzen zu überbrücken oder spezielle Aufgabenfelder abzudecken sind.
Vor‑ und Nachteile eines externen Beraters
Externe CFOs oder Berater bieten eine flexible Ergänzung zur fest angestellten kaufmännischen Leitung: Sie werden für klar definierte Projekte oder befristete Aufgaben engagiert und nur für die tatsächlich erbrachten Leistungen vergütet, wodurch keine zusätzlichen Fixgehälter oder Sozialabgaben anfallen.
Ihre branchenübergreifende Erfahrung bringt einen frischen Blick von außen und hilft, Betriebsblindheit zu vermeiden; gleichzeitig lassen sich Kapazitäten bedarfsgerecht anpassen, sodass das Management sich auf das Kerngeschäft konzentrieren kann.
Dabei sollten mögliche Risiken wie Kontrollverlust, Datenschutz oder kulturelle Integrationsfragen bedacht werden. Sorgfältige Auswahl qualifizierter Experten, klare vertragliche Vereinbarungen, regelmäßiges Projektcontrolling und ein strukturiertes Onboarding helfen, diese zu minimieren.
Fazit
Ein fest angestellter kaufmännischer Leiter bietet Kontinuität, kulturelle Verankerung und tiefes Unternehmenswissen, während externe Beraterinnen und Berater mit objektivem Blick, Spezialisierung und Flexibilität punkten. Die Nachteile externer Beratung, etwa zusätzlicher Einarbeitungsaufwand und die Gefahr der Abhängigkeit von Dienstleistern, können durch sorgfältige Auswahl, klare Zieldefinition und professionelles Projektmanagement minimiert werden.
In vielen Fällen ergänzen sich beide Modelle: Der KL sorgt für langfristige Stabilität und Führung, externe Berater liefern wertvolle Impulse und Spezial‑Know‑how. Unternehmen, insbesondere kleine und mittlere Betriebe, sollten situativ entscheiden, wann eine dauerhafte Führungsposition notwendig ist und wann projektbezogene externe Unterstützung sinnvoller erscheint.
Eine strategische Kombination beider Optionen kann KMU helfen, ihre Wettbewerbsfähigkeit zu stärken, die organisatorische Resilienz zu erhöhen und Chancen im dynamischen Marktumfeld besser zu nutzen.
Das Institut für Mittelstandsberatung unterstützt Sie dabei mit über 25 Jahren Erfahrung und bietet mit dem „Digital CFO Service“ maßgeschneiderte Lösungen für Ihre Liquiditätsplanung und Liquiditätsprognose.