Lagerkosten und Einkauf
13. August 2025
Lagerkosten und Einkauf sind für jedes mittelständische Unternehmen entscheidend, um Wirtschaftlichkeit, Liquidität und Lieferfähigkeit sicherzustellen. Zu hohe Lagerbestände führen zu Kapitalbindung, Wertverlust und hohen Betriebskosten, während zu niedrige Bestände das Risiko von Lieferengpässen und Umsatzeinbußen erhöhen. Besonders in KMU, in denen Lagerbestände oft 25 % der gesamten Aktiva ausmachen, ist die Balance zwischen Kostenkontrolle und Versorgungssicherheit ein zentraler Erfolgsfaktor.
Ist das Thema für Sie relevant?
Ja, wenn Sie:
- Ihre Lagerbestände strategisch optimieren und Kosten senken wollen.
- Kapitalbindungskosten reduzieren und Liquidität freisetzen möchten.
- Ihren Einkauf so steuern wollen, dass er Preisvorteile bringt, ohne Überbestände zu erzeugen.
- Zwischen B2B- und B2C-Anforderungen unterscheiden müssen, um Lieferfähigkeit und Wettbewerbsfähigkeit zu sichern.
Worauf Sie zwingend achten müssen
- Bestandskennzahlen wie Lagerumschlag und Lagerdauer kontinuierlich überwachen.
- Überbestände und Fehlbestände systematisch vermeiden.
- Bestellmengen und Bestellzeitpunkte anhand realer Bedarfsprognosen festlegen.
- Einkaufskonditionen regelmäßig prüfen und anpassen.
- Digitale Lagerverwaltung nutzen, um Echtzeitdaten zu erhalten.
Das Wichtigste auf einen Blick
Lagerkosten setzen sich aus mehreren Kostenarten zusammen, die zusammen einen erheblichen Einfluss auf die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens haben.
Zu den direkten Kosten zählen Aufwendungen für Miete, Strom, Heizung, Versicherung und Personal im Lagerbereich. Hinzu kommen Kosten für Verpackungsmaterial, Hilfsmittel wie Regale oder Fördertechnik sowie laufende Instandhaltung.
Neben diesen klar messbaren Posten fallen indirekte Kosten an, die häufig unterschätzt werden. Dazu zählen Wertminderungen durch Veralterung oder Verderb, Schwund durch Beschädigung oder Diebstahl sowie die Kapitalbindungskosten. Diese Kapitalbindung ist besonders kritisch: Jeder Euro, der im Lager gebunden ist, steht nicht für Investitionen in Marketing, Produktentwicklung oder Personal zur Verfügung. Der Lagerzinssatz zeigt auf, welche Opportunitätskosten durch das gebundene Kapital entstehen. In vielen Branchen summieren sich alle diese Faktoren zu einem Lagerhaltungskostensatz zwischen 15 und 25 Prozent des Warenwertes – ein erheblicher Hebel für Effizienzsteigerungen.
Wesentliche Kennzahlen, die im Zusammenhang mit Lagerkosten regelmäßig überprüft werden sollten, sind:
- Durchschnittlicher Lagerbestand: Er gibt den mittleren Wert der vorhandenen Vorräte über einen bestimmten Zeitraum an.
- Lagerumschlagshäufigkeit: Diese Kennzahl misst, wie oft der Bestand innerhalb eines Jahres verkauft oder verbraucht wird. Eine niedrige Umschlagshäufigkeit deutet auf gebundenes Kapital und potenziell überhöhte Bestände hin, eine sehr hohe kann auf drohende Engpässe hindeuten.
- Lagerdauer bzw. Lagerreichweite: Diese Größe beschreibt, wie lange ein Artikel durchschnittlich im Lager verweilt und wie lange der aktuelle Bestand ausreichen würde, um den Bedarf zu decken.
Auch der Einkauf beeinflusst die Höhe der Lagerkosten unmittelbar. Die Wahl der Beschaffungsstrategie entscheidet darüber, ob Bestände wirtschaftlich aufgebaut und abgebaut werden. Rahmenverträge erlauben es, Preise für einen längeren Zeitraum zu sichern und dennoch bedarfsgerecht abzurufen. Abrufaufträge erhöhen die Flexibilität, da Mengen auf Abruf bereitgestellt werden, ohne dass das eigene Lager sofort belastet wird. Konsignationslager bieten den Vorteil, dass die Ware zwar vor Ort ist, aber erst beim tatsächlichen Verbrauch in das Eigentum des Unternehmens übergeht – die Kapitalbindung bleibt somit beim Lieferanten.
Maßnahmen zur Bestandsoptimierung
Der erste Schritt zur Optimierung der Lagerkosten ist eine strukturierte Analyse des aktuellen Bestands. Eine bewährte Methode ist die ABC-Analyse. Sie unterteilt die Artikel nach ihrem Wertanteil oder ihrem Umsatz in drei Kategorien: A-Produkte haben den größten Einfluss auf den Unternehmensumsatz oder -gewinn und sollten daher besonders eng überwacht werden. B-Produkte liegen im Mittelfeld und C-Produkte machen oft einen großen Teil der Menge, aber nur einen kleinen Teil des Wertes aus.
Ein weiterer wichtiger Hebel ist der konsequente Abbau von Ladenhütern. Produkte, die sich über lange Zeit nicht bewegen, binden Kapital und blockieren wertvolle Lagerfläche. Dabei ist es jedoch wichtig, zwischen echten Ladenhütern und sogenannten Komplementärartikeln zu unterscheiden. Letztere werden zwar seltener verkauft, sind aber für bestimmte Projekte oder Produktkombinationen unverzichtbar, um den Absatz anderer Artikel zu unterstützen.
Ein Beispiel wäre der Verkauf eines Akkuschraubers, bei dem ein passender Ersatzakku im Lager vorgehalten werden muss. Auch wenn der Akku allein nur selten nachgefragt wird, ist er entscheidend, um den Verkauf des Hauptprodukts zu ermöglichen und den Kundenservice sicherzustellen.
Für den gezielten Abbau echter Ladenhüter bieten sich Abverkaufsaktionen, Sortimentsbereinigungen oder die Rückgabe an den Lieferanten an. Gleichzeitig sollten klare Bestandsgrenzen definiert werden:
- Der Mindestbestand dient als Sicherheitsreserve bei unerwarteten Nachfrageschwankungen oder Lieferverzögerungen.
- Der Meldebestand löst eine Nachbestellung aus, bevor der Mindestbestand erreicht wird.
- Der Höchstbestand verhindert Überbestände und reduziert die unnötige Bindung von Kapital und Lagerfläche.
Schließlich ist es entscheidend, die Bestellzyklen am tatsächlichen Verbrauch auszurichten. Für teure, planbare Güter eignet sich ein Just-in-Time-Ansatz, bei dem Waren erst geliefert werden, wenn sie unmittelbar benötigt werden. Bei Artikeln mit unregelmäßigem oder schwer vorhersehbarem Bedarf ist eine bedarfsgerechte Bestellung sinnvoll. Schnelldreher hingegen profitieren von höheren Beständen, um die Lieferfähigkeit jederzeit sicherzustellen.
Strategien für Lager und Einkauf
Die Anforderungen an Lager und Einkauf unterscheiden sich je nach Geschäftsmodell deutlich.
- B2B-Unternehmen arbeiten häufig mit großen, planbaren Mengen. Hier steht die Versorgungssicherheit im Vordergrund. Langfristige Lieferantenbeziehungen, Rahmenverträge und stabile Lieferketten sind entscheidend.
- B2C-Unternehmen hingegen müssen kurze Lieferzeiten gewährleisten und auf saisonale oder trendbedingte Nachfrageschwankungen flexibel reagieren. Das erfordert oft höhere Sicherheitsbestände und ein breiteres Sortiment.
Die Digitalisierung ist in beiden Fällen ein zentraler Baustein für die Optimierung. Moderne ERP-Systeme oder spezialisierte Lagerverwaltungssoftware bieten Echtzeit-Transparenz über Bestände und Warenbewegungen. Sie ermöglichen automatisierte Bestellvorschläge, präzise Bedarfsprognosen und die sofortige Erkennung von Fehlbeständen. Damit diese Systeme ihr volles Potenzial entfalten, müssen sie jedoch kontinuierlich gepflegt und korrekt bedient werden. Das erfordert klare Verantwortlichkeiten im Unternehmen sowie regelmäßige Schulungen der Mitarbeitenden, um sicherzustellen, dass alle Funktionen effizient genutzt und Daten verlässlich gepflegt werden. Nur so werden die digitalen Werkzeuge zu einer echten Unterstützung im Tagesgeschäft.
Auch das Lieferantenmanagement spielt eine zentrale Rolle: Preisstaffeln, Rabatte und Skonti sollten regelmäßig überprüft und nachverhandelt werden. Gleichzeitig lohnt sich der Aufbau eines alternativen Lieferantennetzwerks, um Risiken in der Lieferkette zu minimieren.
Schließlich muss die Supply-Chain-Strategie an die Marktbedingungen angepasst werden. In volatilen Märkten kann ein Just-in-Case-Ansatz – also höhere Sicherheitsbestände – sinnvoll sein, um Versorgungslücken zu vermeiden. In stabilen Märkten hingegen bietet Just-in-Time Vorteile durch geringere Lagerkosten und eine schlankere Kapitalbindung.
Fazit
Lagerkosten und Einkauf sind eng miteinander verbunden. Unternehmen, die Bestandskennzahlen konsequent analysieren, den Einkauf strategisch steuern und auf digitale Tools setzen, können Kosten senken, Liquidität steigern und ihre Wettbewerbsfähigkeit sichern. Oft reichen gezielte Anpassungen wie der Abbau von Ladenhütern oder die Einführung klar definierter Bestandsgrenzen, um spürbare Verbesserungen zu erzielen.
Die IMB GmbH unterstützt Sie hierbei mit über 25 Jahren Erfahrung und bietet mit dem „Digital CFO Service“ maßgeschneiderte Lösungen für Ihre Liquiditätsplanung und Liquiditätsprognose.
Bei weiteren Fragen zu Lagerkosten und Einkauf stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.