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Digitalisierung im Mittelstand

11. Juni 2025

Künstliche Intelligenz ist aktuell ein Hype-Thema, doch viele mittelständische Unternehmen können sie noch nicht sinnvoll einsetzen. Das liegt selten an der Technologie selbst, sondern fast immer an fehlenden Daten und unzureichender digitaler Basis. Ohne durchgängig digitale Geschäftsprozesse lassen sich Daten weder strukturiert erfassen noch nutzen. Wer KI wirklich einsetzen will, muss zuerst die eigene Infrastruktur darauf ausrichten. Der erste notwendige Schritt ist die Einführung digitaler Business-Lösungen – sie bilden das Fundament jeder weiteren Digitalisierung.

 

Ist das Thema für Sie relevant?

Ja, wenn Sie:

• aktuell noch mit analogen Prozessen, Excel-Tabellen oder Papierdokumenten arbeiten
• merken, dass Reaktionsgeschwindigkeit und Transparenz gegenüber Kunden und Behörden abnehmen
• das Gefühl haben, dass digitale Tools und Datenpotenziale in Ihrem Unternehmen ungenutzt bleiben

Worauf Sie zwingend achten müssen:

• Fehlende Digitalstrategien gefährden langfristig Ihre Wettbewerbsfähigkeit
• Einzelmaßnahmen ohne Struktur verursachen Redundanzen und Sicherheitslücken
• Die Qualifikation und Einbindung Ihrer Mitarbeitenden ist für jede Transformation zentral

 

Das Wichtigste auf einen Blick

• Digitalisierung: Status Quo im deutschen Mittelstand
• Warum Digitalisierung sich lohnt
• Umsetzung und Anwendung: Wo der Mittelstand ansetzen kann
• Weitere strategisch relevante Themen für den Mittelstand

 

Digitalisierung: Status Quo im deutschen Mittelstand

Derzeit schöpfen mittelständische Unternehmen ihr digitales Potenzial nicht aus. Studien zeigen: Mehr als die Hälfte der KMU haben keinen Digitalisierungsplan, viele verharren im „Ad-hoc-Modus“. Auch wenn durch die Pandemie punktuelle Fortschritte erkennbar sind, fehlt es in der Breite an klaren Strategien, umfassender Infrastruktur und systematischer Umsetzung.

Ein besonderes Hemmnis bleibt der Fachkräftemangel, kombiniert mit Unsicherheiten gegenüber Technologieauswahl und Investitionsvolumen. Zudem bestehen erhebliche Datensilos, die den Nutzen bereits vorhandener Systeme einschränken.

 

Warum Digitalisierung sich lohnt

Digitale Prozesse ermöglichen es, mit weniger Ressourcen mehr zu erreichen. Automatisierungen in der Buchhaltung, z. B. durch E-Rechnungssoftware, sparen nicht nur Zeit, sondern reduzieren Fehlerquellen. Moderne Tools übernehmen den Rechnungsimport, Belegabgleich und sogar die Weitergabe an Steuerberater – automatisch.

Auch im Kundenservice zeigt sich: Digitale Kanäle wie WhatsApp oder Webchats bieten schnelle Reaktionszeiten, einfache Zugänglichkeit und erhöhen die Kundenzufriedenheit spürbar. Messaging-basierte Kommunikation ist längst Standard.

Im internen Betrieb sorgen Cloudlösungen und SaaS (Software as a Service) -Plattformen für mehr Skalierbarkeit, Kostentransparenz und einen sicheren Datenfluss.

 

Umsetzung und Anwendung: Wo der Mittelstand ansetzen kann

Eine strukturierte Digitalstrategie beginnt mit einer Analyse des Ist-Zustands. Welche Prozesse sind medienbruchanfällig? Wo entstehen Verzögerungen oder Mehraufwand? Die anschließende Priorisierung nach Nutzen und Umsetzungspotenzial ist entscheidend.

Buchhaltung digitalisieren

• Lexoffice: Eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware, die speziell auf KMU zugeschnitten ist. Sie bietet Funktionen wie automatische Belegerkennung, Bankabgleich, E-Rechnungen und DATEV-Export – ideal für eine schlanke Finanzverwaltung ohne eigenes Buchhaltungsteam.
• GetMyInvoices: Diese Lösung automatisiert das Einsammeln und Zuordnen von Eingangsrechnungen aus über 10.000 Portalen. Sie eignet sich besonders für Unternehmen mit vielen externen Bezugsquellen und integriert sich nahtlos mit Lexoffice, DATEV oder Dropbox.

Kundenservice digitalisieren

• Zendesk: Eine Omnichannel-Serviceplattform, die alle Kommunikationskanäle bündelt – inklusive Chat, E-Mail, Telefon, WhatsApp und Helpdesk. Besonders nützlich ist die Ticketautomatisierung und Self-Service-Funktion für wiederkehrende Anfragen.
• Userlike: Ein deutsches Chat-System, das DSGVO-konform Live-Chat, Messaging und Chatbots kombiniert. Ideal für Unternehmen, die den persönlichen Kundenkontakt mit automatisierter Vorqualifizierung verbinden möchten.

Prozesse selbst automatisieren

• Make (ehemals Integromat): Eine visuelle Automatisierungsplattform, mit der sich Tools wie Google Sheets, Outlook, Slack, CRM-Systeme oder Online-Shops verbinden lassen. Besonders geeignet für Routineprozesse wie Angebotsversand, Statusmeldungen oder Datenübertragungen.
• Zapier: Zapier erlaubt es Teams, Workflows per Drag & Drop zu bauen – von Lead-Verarbeitung bis Rechnungsversand. Die neue KI-gestützte Automatisierung macht es sogar möglich, einfache Automationen durch Textanweisungen zu erstellen.

Eigene Apps entwickeln

• Microsoft Power Apps: Die Plattform erlaubt es, individuelle Apps für den internen Gebrauch zu erstellen – z. B. für die Zeiterfassung, Projektabwicklung oder Lagerverwaltung. Besonders interessant ist die Integration in Microsoft 365, was die Zusammenarbeit erleichtert.
• Notion + Make/Zapier: In Kombination werden auch Teams ohne IT-Kompetenz in die Lage versetzt, Prozesse zu dokumentieren, automatisiert zu tracken und mit anderen Tools zu synchronisieren – z. B. CRM-Daten, Meeting-Notizen oder Aufgaben.

 

Weitere strategisch relevante Themen für den Mittelstand

• Datennutzung professionalisieren: Statt bloß Daten zu sammeln, müssen Unternehmen lernen, sie strategisch auszuwerten. Tools wie Dashboards und BI-Plattformen machen Vertriebsdaten, Bestellverhalten oder Lagerumschläge steuerbar.
• Hybrides Arbeiten ermöglichen: Ob Homeoffice oder Außendienst – der Zugriff auf zentrale Anwendungen und Kommunikation muss sicher und ortsunabhängig sein.
• Mitarbeiter gezielt einbinden: Digitale Transformation funktioniert nur mit dem Team. Schulungen, Change-Management und transparente Kommunikation sind Erfolgsfaktoren.
• Förderprogramme nutzen: Ob „go-digital“ oder „Digital Jetzt“ – zahlreiche Fördermittel entlasten finanziell und geben Anschub.

 

Fazit

Die Digitalisierung im Mittelstand ist mehr als ein Software-Upgrade, sie ist ein struktureller Umbau mit wirtschaftlicher Relevanz. Unternehmen, die sich frühzeitig und strategisch damit auseinandersetzen, gewinnen an Agilität, Resilienz und Kundenbindung.

Die IMB GmbH unterstützt Sie hierbei mit über 25 Jahren Erfahrung und bietet mit dem „Digital CFO Service“ maßgeschneiderte Lösungen für Ihre Liquiditätsplanung und Liquiditätsprognose.

Bei weiteren Fragen zu Digitalisierung im Mittelstand stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung