Einführung digitaler Finanztools
30. April 2025
Einführung digitaler Finanztools
Die Anforderungen an mittelständische Unternehmen steigen: Lieferketten bleiben instabil, Fachkräfte schwer verfügbar, Zinskosten steigen – und gleichzeitig nimmt der Druck zu, Entscheidungen schneller, datenbasiert und transparent zu treffen.
Verstärkt wird dieser Druck durch eine neue gesetzliche Verpflichtung, die ab dem 1. Januar 2025 in Kraft tritt: Das sogenannte Wachstumschancengesetz führt schrittweise die verpflichtende Nutzung elektronischer Rechnungen im B2B-Bereich ein. Damit wird die Digitalisierung des Finanzwesens nicht nur zur betriebswirtschaftlichen Notwendigkeit, sondern auch zur regulatorischen Pflicht.
Während große Konzerne längst auf integrierte Systeme setzen, arbeiten viele kleine und mittlere Unternehmen noch mit Insellösungen – oder mit Excel. Doch wie soll ein Unternehmen unter solchen Bedingungen seine Liquidität im Blick behalten, Risiken frühzeitig erkennen oder auf volatile Märkte reagieren?
Dieser Beitrag zeigt, wie die Einführung digitaler Finanztools diese Herausforderungen systematisch adressieren kann – und wie die IMB GmbH Sie dabei unterstützt, aus Software echten Mehrwert zu schaffen.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Digitalisierung als Grundlage für Transparenz
- Liquidität steuern statt schätzen
- Was modernes Controlling leisten muss
- Digitale Rechnungen werden zur Pflicht
- Warum Daten allein keine Lösung sind
Digitalisierung als Grundlage für Transparenz
Die Einführung digitaler Finanztools schafft eine neue Datenbasis, auf der fundierte Entscheidungen möglich werden. Ob ERP-System, Buchhaltungssoftware oder integrierte Reporting-Plattform – das Ziel ist ein klar strukturierter Überblick über alle finanzrelevanten Prozesse und Kennzahlen.
Ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) ist eine zentrale Softwarelösung, die sämtliche Geschäftsprozesse eines Unternehmens – von Einkauf über Produktion bis zur Buchhaltung – digital abbildet und miteinander verknüpft. Für den Finanzbereich bedeutet das: Alle Daten aus den unterschiedlichen Abteilungen laufen in einem System zusammen, sind tagesaktuell verfügbar und konsistent aufbereitet.
Dieser Überblick entsteht nur dann, wenn bei der Einführung zentrale Fragen konsequent geklärt werden: Was soll das System leisten? Welche Prozesse müssen neu gedacht werden? Welche bestehenden Tools und Schnittstellen können sinnvoll eingebunden werden? Und: Wie wird sichergestellt, dass alle Beteiligten mitziehen und die Lösungen im Alltag tatsächlich anwenden?
Erhebungen zeigen: Viele ERP-Einführungen scheitern nicht an der Technik, sondern an mangelnder Prozessklarheit, unzureichender Schulung und fehlender Abstimmung zwischen Abteilungen. Erfolgreiche Unternehmen definieren klare Anforderungen, binden Key User frühzeitig ein, sichern ausreichende Ressourcen und investieren in die Pflege von Stammdaten und Workflows – nicht nur zu Beginn, sondern kontinuierlich.
Liquidität steuern statt schätzen
Ein häufig unterschätzter Vorteil digitaler Finanztools liegt in der transparenteren Liquiditätssteuerung. Moderne Softwarelösungen können Ein- und Auszahlungen in Echtzeit erfassen, Zahlungsziele und Skontooptionen automatisch auswerten und offene Posten in übersichtlichen Dashboards darstellen. Zusätzlich ermöglichen sie eine präzise Aufschlüsselung nach Debitoren, Kreditoren, Projekten oder Zeiträumen – für tagesaktuelle Analysen.
Trotzdem zeigen Erhebungen, dass viele Unternehmen diese Funktionen nicht nutzen. Gerade im Mittelstand, wo Schwankungen oft stark durch Auftragslage oder Saisonzyklen beeinflusst werden, ist die Fähigkeit zur kurz- und mittelfristigen Liquiditätsplanung entscheidend. Digitale Tools liefern hier belastbare Szenarien: Sie zeigen, ob Zahlungen pünktlich eingehen, Lieferanten fristgerecht bedient werden können oder ob eine Finanzierungslücke droht. Und sie ermöglichen es, solche Entwicklungen nicht nur zu erkennen, sondern auch strategisch zu steuern – etwa durch gezielte Anpassung von Zahlungsbedingungen oder durch Liquiditätsoptimierung im Forderungsmanagement.
Was modernes Controlling leisten muss
Buchhaltungszahlen alleine reichen nicht. Ein effektives Controlling-System muss aus den vorliegenden Finanzdaten Frühindikatoren generieren. Dazu gehören unter anderem der Deckungsbeitrag, der Cashflow, Abweichungen vom Plan-Ist-Vergleich und Prognosen für die EBIT-Entwicklung – also die Entwicklung des operativen Ergebnisses vor Zinsen und Steuern, das zentrale Rückschlüsse auf die Ertragskraft des Unternehmens erlaubt.
Viele Unternehmen verfügen über diese Kennzahlen, aber nicht in auswertbarer Form. Häufig werden sie in unterschiedlichen Systemen gepflegt, inkonsistent erfasst oder zu selten aktualisiert. Die Integration von Finanztools in eine einheitliche Plattform ermöglicht tagesaktuelle Analysen, konsistente KPIs (Key Performance Indicators) und individuelle Szenarien – etwa für Investitionsentscheidungen, Finanzierungsstrategien oder Bestandsoptimierungen.
KPIs sind messbare Leistungskennzahlen, die den Fortschritt in Bezug auf definierte Ziele anzeigen – etwa Umsatzwachstum, Liquiditätsreichweite oder Eigenkapitalquote. Sie sind essenziell, um operative Entwicklungen frühzeitig zu erkennen und steuernd eingreifen zu können.
Digitale Rechnungen werden zur Pflicht
Ein konkretes Beispiel für die zunehmende Regulierung digitaler Prozesse ist die neue Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen im B2B-Bereich rechtskonform zu empfangen – in strukturierten Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD.
Für den Versand solcher Rechnungen besteht eine Übergangsfrist bis Ende 2027. Ab dem 1. Januar 2028 dürfen Rechnungen zwischen Unternehmen ausschließlich elektronisch gestellt werden. Diese Vorgabe betrifft sämtliche steuerpflichtigen Umsätze zwischen inländischen Unternehmen.
Unternehmerinnen und Unternehmer sind daher gut beraten, schon jetzt geeignete Systeme zu etablieren. DATEV Unternehmen online ist ein Beispiel für eine Lösung, die diesen Prozess vollständig digital unterstützt – von der Erstellung über die Übermittlung bis zur GoBD-konformen Archivierung und der Weiterleitung an Steuerberatungen. Dies ermöglicht eine medienbruchfreie Abwicklung und spart sowohl Zeit als auch Abstimmungsaufwand.
Die verpflichtende Einführung elektronischer Rechnungen verdeutlicht exemplarisch, wie stark sich regulatorische Anforderungen mit technologischen Entwicklungen verknüpfen – und warum digitale Finanztools in Zukunft zur operativen Grundausstattung jedes Unternehmens gehören werden.
Warum Daten allein keine Lösung sind
Die reine Anschaffung einer Software bringt noch keinen Vorteil. Erst wenn Prozesse angepasst, Rollen neu definiert und Mitarbeiter geschult werden, entsteht ein System, das Steuerungsfähigkeit wirklich erhöht. Genau hier setzt die Begleitung durch erfahrene Partner an. Neben der technischen Einführung braucht es ein Change Management, das sicherstellt, dass die neuen Werkzeuge in der täglichen Praxis tatsächlich zur Anwendung kommen.
Fazit
Die Einführung digitaler Finanztools ist mehr als ein technisches Projekt – sie ist eine strategische Entscheidung mit langfristiger Wirkung. Wer heute nicht digitalisiert, verliert morgen die Kontrolle über Kennzahlen, Liquidität und Risiken.
Aber Digitalisierung braucht Führung, Struktur und Expertise. Denn ohne klare Ziele und saubere Prozesse bleibt auch das beste System unter seinen Möglichkeiten.
Die IMB GmbH unterstützt Sie hierbei mit über 25 Jahren Erfahrung und bietet mit dem „Digital CFO Service“ maßgeschneiderte Lösungen für Ihre Liquiditätsplanung und Liquiditätsprognose.
Bei weiteren Fragen zur Einführung digitaler Finanztools stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.